フロントデスクの何でも屋♪

７月から９月にかけては、ロッキーマウンテンの最盛期。町中は、世界中からの観光客でごった返し、メインストリートでは、人の波でなかなか前に進めません。レストランはどこも大盛況で、お店の前に列を作る人の姿も。今年は、例年になく雨や曇りの日が多く、“夏本番”とは思えないほど涼しい日が続いています。８月は、もう少し暑くなってもらわないと、不完全燃焼のまま夏を終えるなんてことになりかねません。

さて、今日は、エイミーの今の仕事内容について、少し詳しく書いてみたいと思います。

エイミーの今のポジションは、“フロントデスク・コーディネーター”。フロントデスクマネージャーと、フロントデスクアシスタントマネージャーのアシスタント業務で、フロントデスク全体をサポートする仕事をメインとしています。具体的には、下記のような業務です。

１．備品の管理（棚卸しや発注業務）
２．稟議書の作成と管理（稟議書と言っても、日本のように複雑なシステムではなく、ホテルのコンピューター稟議システムに必要な情報を入力して送信するだけのシンプルなシステム）
３．スケジュール作成（スケジュール作成に必要な情報を集める。例えば、その週のチェックイン＆チェックアウト数、団体の数など）
４．アクション・プラン作成（その週の人員配置のプラン作り）
５．カンファレンスやウェディング、その他のグループの情報収集
６．ホテル視察者の、部屋見学の予定確認

１〜２は、フロントデスクマネージャーと、そして３〜６はフロントデスクアシスタントマネージャーと共同で行います。その他、スーパーバイザーの補佐やチェックイン＆チェックアウト（忙しい時のみ）なども、日常業務に含まれています。

これだけでも、結構ボリュームがあって忙しいのに、ここ２週間は、人手不足のために、ＶＩＰチェックイン業務も手伝う羽目に（涙）。ＶＩＰゲストは、フロントデスクではなくて、特別のデスクで、待つことなくチェックインをすることができます。そのＶＩＰデスクには専門のエージェントがいるのですが、そのうちの一人（イギリス人）が、ビザの関係で急遽、帰国することに。最盛期に、誰も予期していなかった退職者が出てしまいました。そして、自称“フロントデスクの何でも屋”のエイミーに、白羽の矢が（汗）。

ということで、一人で何役もこなしている今日この頃。まるで、一人芝居をする喜劇役者のように、あっちへ行ったり、こっちへ行ったり、毎日がてんやわんやのエイミーでございます（笑）。

それ以外にも、新人トレーニング、電話交換業務、サテライトチェックイン（大きな団体がチェックインするときに、専用デスクを設置し、一般のお客さんとは別にチェックインをする業務）、ゲストリレーションデスク（チェックインのときに、客室が準備できていなかったお客様に、部屋が準備できた段階で連絡を取ったり、フォローアップをしたりする業務）などなど、ありとあらゆることをこなしているエイミー。とても忙しいポジションではありますが、こんなふうに、何でも任せてもらえるようになったということが、少し嬉しくもあります。

時々、「あたしはあんた達（マネージャー達）の奴隷かっ！？」と切れそうになる（笑）こともありますが、フロントデスクのありとあらゆる役割を、こうして自分の目で見ることができるのは、フロントデスクコーディネーターだけ。この経験は、大きな力になるに違いありません。“何でも見てやろう・何でもやってやろう”の精神で、これからも何事にも恐れずにチャレンジしていければいいな♪


バーミリオン・レイクとランドル山